为规范处室工作管理，提高工作效率，特制定天津理工大学国际交流处工作规范，本处工作人员须遵守规范，严格按规定、程序和标准办事，做教职工满意的工作人员。
一、公文处理制度
公文包括各级党政机关、各有关单位的各种形式的文件，信函以及基层单位的报告、请示等；
第一条：公文处理的一般程序为收文、登记、送批、阅批、分办、承办、立档等。其中，收文、登记、送批、分办、立档、承办由承办人执行；阅批由处长执行。
第二条：公文处理过程中，由处长在《国际交流处工作任务单》签署"阅批意见"，由承办者具体承办，并签署处理意见，最后承办人归档。所有文件一律在《国际交流处收文登记本》上登记，由处理者签收；
第三条：公文处理全过程时间，有明文要求的，按文件要求时间处理；
第四条：公文处理过程和结果必须有书面记录，记录在《国际交流处工作任务单》上。
二、行文制度
第一条：行文包括学校文件、部门文件和公函三种类型。
第二条：采用"天津理工大学"的行文程序为：承办者拟文，处长核稿，有关部门会签，按对校外行文文件编号，校长签发；"部门文件"的行文程序为：承办者拟文，有关部门会签，按校内文件编号，处长签发；"公函"根据行文的程序为：承办者拟稿，处长签发。
三、归档制度
第一条：对公文一律须归档立卷。凡"天津理工大学文件"，除外送文件外，其签发文稿和盖章的红头文件各一份由承办人负责自行归档；凡本处"部门文件"和"公函"，除发出文件外，其文稿和正式文件（或正式文件复印件、或处理结果）各一份，由承办人自行归档，以备查；
第二条：当年度实施的重要文件及结果，按照学校档案馆要求，一律按年度归文书档案，年终核对后，在每年1月10日前，由承办人统一汇编，填写目录，送校档案馆保存。
四、内部协调制度
第一条： 内部协调是指处内各岗位之间相互联系的工作关系。处理内部协调，是指理顺工作关系，提高工作效率和质量的基础；
第二条：内部协调包括固定协调和临时协调关系。固定协调关系是指在各岗位正常职责内，工作需固定与其他岗位保持协作和协调；
第三条：临时协调关系是指由于临时工作需要在各岗位之间进行的协调和协作，可由承办者之间进行协调，并做好协调处理记录。
五、例会制度
第一条：国际交流处例会每隔周周一召开；
第二条：处例会由处长召开，全体同志参加，处长向全体工作人员传达上级或学校的有关政策精神，通报有关情况，讨论、布置和协调工作；各岗位报告一段时间以来的工作情况和下一阶段的工作内容。
六、学习制度
第一条：本处全体同志必须坚持定期学习制度，学习内容包括政治学习和业务学习两方面；
第二条：政治学习根据学校的布置和本处自身情况，一般每周安排一次，时间可根据各自工作情况自行安排；
第三条：业务学习结合本处的业务内容和改革设想，以交流和讨论的形式进行，一般每月安排一次，时间为每月最后一个星期五下午。
七、信息网络管理制度
第一条：计算机网络的使用应遵守有关规程；正确利用网络资源；
第二条：对违反有关规定，造成不良后果的，责任人应承担相应责任。
八、卫生、防火、防盗制度
第一条：保持办公环境整洁、卫生；
第二条：建立并做好防火、防盗工作，实行责任人制度。
九、财务管理制度
一切经费使用和报销需事先经过处长同意，经办人签字，验收人查验，处长审核批准，由处承办人负责办理财务报销。对于借款手续，应在办理完后尽快报销，并将报账回执单交回处理。
十、监督检查制度
为了使各项工作正常、健康进行，实行处内政务公开和民主监督机制；不定期开展检查工作，其结果作为年终考核的重要依据
